たった一人で完結する仕事は少ない。とはいえ、チームのメンバーや社外の取引先との連絡に時間をかけ過ぎて本来の作業ができないようでは本末転倒。効率良く連絡を取り合える方法を見つけよう。

仕事とプライベートのメール、1つのソフトでまとめてスマホでも見たい

Q.仕事用はOutlook、プライベート用はスマホでやり取り。パソコンでもスマホでも、両方のメールをやり取りできるようになると便利なんだけど。

 複数アカウントを送受信するだけならどのメールソフトでもできるが、スマホでもパソコンでも全く同じ状態でメールをチェックしたいなら、「Gmail」がよいだろう。

 WebブラウザーでGmailを立ち上げ、Googleアカウントでログイン。仕事用のPOPアカウントを追加する(図1)。追加したアカウントにはラベルを設定しておくと、検索や仕分けが楽になる(図2)。

 Webブラウザーさえあればホテルやネットカフェのパソコンでもメールチェックができる。スマホの充電が切れても安心だが、自分のパソコン以外ではログイン情報を残さないよう注意が必要だ。

 Gmailには、強力な迷惑メールフィルター、検索機能、エイリアス機能などもある。

 エイリアス機能では、元のアドレス(例:aaa@gmail.com)から、「aaa+shop@gmail.com」のように文字列を追加したアドレスを登録できる。用途に応じてアドレスを使い分けることができ、エイリアス宛てのメールは元のアドレスでまとめて受信できるので管理も楽だ。

 

 なお、スマホのGmail専用アプリでも仕事用メールアカウントを設定可能だ(図3)。Androidの場合はPOPアカウントとIMAPアカウント、iPhoneの場合はIMAPアカウントのみ対応する。ただし、スマホのアプリから送ったメールが、別のパソコンやスマホのGmailでは見られないこともある。その点は注意しよう。

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※POP
post office protocolの略。メールサーバーに届いた自分宛てのメールをダウンロードするときに利用するプロトコルの一つ。
※IMAP
Internet message access protocolの略。メール受信用プロトコルの一つ。サーバー上に設置したメールボックスを、複数のパソコンやスマホから利用できる。