たった一人で完結する仕事は少ない。とはいえ、チームのメンバーや社外の取引先との連絡に時間をかけ過ぎて本来の作業ができないようでは本末転倒。効率良く連絡を取り合える方法を見つけよう。

共同作業に必須の工程表、作るのも管理するのも面倒

Q.複数の人が動くプロジェクトでは、欠かせないのが工程表。作成するだけでも大変だけど、その後の変更がさらに面倒。メンバーで共有できるサービスが欲しい。

 工程ごとの日程や作業者を記した工程表は、作業の流れやスケジュールの確認に欠かせない。大きなプロジェクトでは工程表の作成や進行状況に応じた変更が適宜行われないと、全体の進行に支障を来す。そんな大事な工程表をExcelなどで作っているのであれば、やり方を見直した方がよい。

 例えば、プロジェクト管理サービス「Brabio!(ブラビオ)」なら、簡単な操作で工程表が作成でき、メンバーへの連絡や工程の修正もすぐにできる。メンバー5 人までは無料のFREEプランが使えるので、「試してみたい」という人にもピッタリだ。

 まずはプロジェクトの管理者がBrabio!のWebサイトにアクセスし、会員登録を行う(図1)。新しいプロジェクトを作成し、設定を行う(図2)。工程表ができるまでは「計画モード」や「非公開」にしておけば、安心して作業できる。

 工程を入力し、カレンダー上のドラッグで日程を指定する(図3)。工程ごとに参加するメンバーを招待でき、「ゲストとして招待」すれば一部の工程だけを送信できる(図4)。以降、工程表を保存するたびに、関係者にメールを送信できるのも便利だ。

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