資料作成のために使うクラウドサービスがWeb検索だけではもったいない。必要な情報や素材を収集することから、実際の資料や請求書、美しいフライヤー(チラシ)の作成まで、役立つクラウドサービスを紹介しよう。

会議の議事録がうまくまとめられない

Q.自分用の覚え書きならまだしも、同席した人に配る議事録を頼まれると胃が痛む。発言を聞き逃すとまずいし、ホワイトボードを書き写すのも、正直面倒。何とか効率良くできないだろうか。

 昼間の時間を会議に奪われ、残業時間に議事録を書いているようでは、定時に帰れない。議事録は会議の間に参加者全員で作れたらスマートだ。それを可能にするのが議事録共有サービスであり、ここで紹介する「GIJI」(ギジ)もその一つ。

 会員登録をしたら、このサービスを使う人を「メンバー」として招待する(図1)。プロジェクト用の「フォルダ」を作り、プロジェクト関係者を「フォルダメンバー」として登録すれば準備完了(図2)。

 書記になったメンバーが会議の前に「議事録」を作成(図3)。日時や出席者、議題を入力しておこう。

 会議が始まったら、議題の下に内容を入力する。階層の指定や、宿題マークなどを使うと、分かりやすい議事録ができる。画像も添付できるので、ホワイトボードに描いた図を撮影して添付するといったことも可能だ。

 出席者がパソコンを持っているなら、全員で内容を確認しながら、必要に応じて誰でも修正できるので、ミスも減る。欠席者もリアルタイムで議事進行を見ることができる。

 メンバー20人、保存容量500MB以内なら無料で使える。

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