この記事は「日経PC21」2014年9月号(2014年7月24日発売)から転載したものです。内容は基本的に発売日時点のものとなります。

エクセルは計算処理や表作成ばかりでなく、一般的なビジネス文書の作成にも役立つソフトだ。特に作成後はエクセル上であまり操作しない、印刷を目的とした文書なら、セルを正方形に整えて台紙のように使う“方眼紙作戦”が有効に働く。ただしこの手法で作成する文書には向き不向きがある。方眼紙作戦の特徴を理解して、必要な書類をいかに手間を掛けずに作成するか、そのテクニックを前後編に分けて紹介していこう。

【総論】正方形のセルでレイアウトが楽になる

 エクセルのワークシートを「方眼紙」として利用することで、複雑なフォーマットの文書を、容易に作成することができる。外部の専門業者に依頼しなければならなかったような印刷物でさえ、使い慣れたエクセルとプリンターで作成できるのだ。

縦横のサイズを決めてエクセルで簡単レイアウト

 エクセルのセルを正方形に整えて、シート全体をあたかも方眼紙のように設定して作業する。セルの書式設定を利用して罫線を引いたり、セル結合したりして文字を入力していく(図1)。縦横のサイズの目安を付けやすいのが、方眼紙を使う利点の一つだ。さらに、上下あるいは左右にサイズの異なる表や枠を並べてレイアウトできるのも、方眼紙の大きなメリットといえる。

図1 「エクセル方眼紙」を利用して作った書類の例。上下・左右で異なるサイズの枠線や文字を配置した複雑なフォーマットを作成するときに、方眼紙は幅広く活躍する。配置した文字の位置やバランスは、セルの書式設定を駆使して整えよう
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 印刷して使うのが前提の書類なら、エクセル上で金額などを入力せず、罫線を利用して帳票の書式を作成し、印刷したものに手で書き込むという使い方もOK。

 図形やテキストボックスなどを利用すると、レイアウトの自由度はさらに増す。その際にも、方眼紙の設定を行ったセルの枠線は、図形を規則的な位置に配置するためのガイドライン(グリッド)として利用できる。

 方眼紙を作成する最も基本的な手順は実に簡単。ワークシート全体を選択し、列幅を1.63に変更するだけだ(図2)。一般的なエクセルの標準ビューであれば、これで行の高さと列の幅が同じになり、各セルが正方形になる(図3)。エクセルの場合、何をもってサイズが同じと見なすかには微妙な問題もあるが(詳しくは「基礎編」を参照)、ここでの意味は、ドラッグで幅を変えたときにカッコ内に表示される値が同じ「18ピクセル」になるということだ。

図2 「方眼紙」という名前の通り、まずセルの縦と横のサイズを同じにする。ここでは、初期設定のセルの高さに幅のほうを合わせよう。ワークシート全体を選択し、列番号の境界線の部分を左にドラッグして、幅を「1.63(18ピクセル)」に変更するのが簡単な方法だ
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図3 一般的な環境の標準ビューでは、これで各マス目が正方形になる。ただし、ページレイアウトビュー、または環境によっては、必ずしも縦・横のサイズが同じにはならない。確実に合わせるには、カッコ内に表示されるピクセルの値を参考にするとよい
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