ページレイアウトビューならセンチメートル表示が可能

 1ページ目の図2では、見慣れた画面の標準ビューで設定したが、ページレイアウトビューを利用する方法もある。「表示」タブで「ページレイアウト」ボタンをクリックすると、行の高さも列の幅もセンチメートル単位で表され、ウインドウの上と左にはやはりセンチメートル単位のルーラー(定規)が表示される(図3)。実際に印刷してみると、厳密に正確とはいえないが、標準ビューよりは精度が高い。

図3 位置やサイズをより正確にレイアウトしたい場合は、表示モードをページレイアウトビューに変更するとよい。「表示」タブの「ページレイアウト」ボタンをクリックする(1)(2)。シートがページ単位の表示になり、ウインドウの上と左にルーラー(定規)が現れる
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 このとき一つ注意が必要なのは、標準ビューとページレイアウトビューでは、列の幅のピクセル値が変わってしまうこと。具体的には、標準ビューでの列幅の初期値が「8.38(72ピクセル)」であるのに対し、ページレイアウトビューにすると、筆者の環境では「1.75センチメートル(66ピクセル)」になる。

 行の高さのピクセル値は変わらないので、一般的な高さの初期値である「0.48センチメートル(18ピクセル)」に合わせて列幅を変更した(図4)。この状態で一度標準ビューに戻してみると、列の幅は「1.88(20ピクセル)」となり、正方形ではなくなっている。ここではページレイアウトビューの状態で作業を進めるが、標準ビューでもレイアウト操作は同じだ。

図4 ページレイアウトビューでも、行番号や列番号の境界線をドラッグして、セルの高さや幅を変更することが可能。この場合、高さ・幅とも、サイズはセンチメートル単位で表示される。この時点では、行の高さに合わせて、シート全体の列幅を0.48センチメートルにしておこう(1)(2)
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サイズの自動変更に要注意! 長い文章を表示するには?

 もう一つ、方眼紙の作業で注意が必要なのは、高さを変更していない行のセルで、フォントサイズを変更すると、自動的に行の高さが変わってしまう場合があることだ(図5)。変化がわずかだと、高さが変わったことにも気付かず、それ以降、正方形でないセルで作業を続けてしまう可能性もある。

図5 横書きの標準的な文字列は、1つのセルに入力しても、データ全体が表示される。ただし、行の高さが初期設定の状態でセルのフォントサイズを拡大すると、自動的に行の高さが広がる(1)~(3)。つまり、方眼の縦と横のサイズが変わってしまうので注意が必要だ
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 書類のタイトルのような大きめの文字を入力するときは、高さが変わってしまうのを防ぐため、事前にその文字が収まるだけのセル範囲を結合して、スペースを確保してから、文字の入力とサイズ変更を行う(図6)。

図6 大きく表示させたい文字は、あらかじめセルを結合してその分のスペースを確保しておく(1)~(3)。これなら、フォントサイズを拡大しても高さは変化しない。あるいは、高さ・幅ともに初期設定から変更しておくのもよい。この作例では、両方を0.5センチメートルに揃えた
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 また、やはり自動変更を予防するために、行の高さも初期設定のままではなく、あらかじめ変更しておくとよい。ここではサイズを計算しやすいように、高さ、幅とも「0.50センチメートル(19ピクセル)」に揃えた。

 なお、高さではなく列の幅については、セルに入力されたデータが文字列の場合、自動的に変化することはない。一方、列の幅を超える長さの数値がセルに入力されると、自動的に列の幅が広がる。幅を手動で変更している場合は自動変更されなくなるが、方眼紙にするときのようにワークシートのすべての列の幅を変えた場合は、やはり自動変更されるので、注意が必要だ。

 ワードのように複数のページにわたる長い文章を入力するのは、エクセルでは基本的に不可能。折り返して複数行にわたるような長い文章も、セルに入力することはできるが、設定可能な段落単位の書式は限られている。

 セルの標準的な書式では、入力された文字の長さがセルの幅を超える場合、右側のセルにデータがなければ、入力セルからはみ出す形でデータ全体が表示される。しかし、入力したのが結合セルである場合、セルの右端を超える部分の文字は隠れてしまう。

 セルの右端で折り返し、複数行にわたってデータを表示させたい場合は、「ホーム」タブの「折り返して全体を表示する」ボタンをクリックする(図7)。もちろん、長い文章を表示させる際には、あらかじめ横および縦の必要サイズを見積もり、セルを結合してスペースを確保しておく。

図7 セルの幅を超える長い文章を入力したいときは、その行数も考慮してセルを結合し、「ホーム」タブの「折り返して全体を表示する」ボタンをクリックする(1)(2)。これで、セルの幅に合わせて行が折り返され、文章全体が表示される
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