前回前々回に引き続き、今回は、互換性やPDF化など知っておくと役立つ技や、リボンのカスタマイズ方法を紹介しよう。

15.Office 2010で作った文書をOffice 2003以前の形式で保存する

 Office 2010で作った文書は、Office 2003で正しく読み込めない場合がある。取引先の人からもらったWordやExcelが開けなかったという人もいるのではないだろうか。

 Office 2007から以前のバージョンと文書ファイルの形式が変わったためだ。文書をほかの人に渡す場合は、相手が確実に読み込めるようにOffice 2003以前の形式で保存しておこう。ファイルを保存するときに「ファイルの種類」で文書の形式を指定すればよい。保存する前にファイルの互換性をチェックしておけば万全だ。

「ファイル」タブをクリック。「情報」→「問題のチェック」→「互換性チェック」を選ぶ(画像クリックで拡大)

互換性をチェックして、以前のバージョンで再現できないおそれのある部分が指摘される。問題がないなら「OK」をクリックする(画像クリックで拡大)

文書を保存するとき、「ファイルの種類」で以前のバージョンの文書形式を指定する。これはExcelの場合(画像クリックで拡大)

これはPowerPointの場合(画像クリックで拡大)