20.文書を読み取り専用にする

 作った文書をうっかり上書き保存して、データが消えてしまったという経験はないだろうか。上書きされたくない文書は、読み取り専用で保存しておこう。バックステージビューを開き、文書のアクセス許可で「最終版」に指定して保存すれば、それ以降は読み取り専用になる。ただし「最終版」に設定したパソコンなら、あとから編集することが可能だ。

 複数の人と共有する文書も読み取り専用にしておけば上書きされない。大事な連絡事項などは読み取り専用にしておこう。

「ファイル」タブをクリックしてバックステージビューを開く。「情報」→「ブックの保護」をクリックしたら、表示されるメニューにある「最終版にする」をクリックする。あとは確認を求めるダイアログで「OK」を押す(画像クリックで拡大)

最終版に指定したファイルを開くと、ファイル名の横に「読み取り専用」と表示される。リボンは表示されず編集作業はできない。ここで「最終版」に設定したパソコンなら「編集する」をクリックすると、リボンが表示されて編集できるようになる(画像クリックで拡大)