この記事は「「ビジネスPowerPoint実践術」(2015年3月発売)から転載したものです。内容は基本的に発売日時点のものとなります。

 上位版のオフィスに付属するプレゼンテーションソフトのパワーポイント(以下パワポ)は、「スライド」と呼ばれる資料を複数枚作成し、紙芝居形式のプレゼンテーションを行うのが十八番。その活用方法を具体的に解説するのが本講座の狙いだ。

 今回想定するのは、急きょ翌日の社内会議でプレゼンをすることになったビジネスパーソン。ワードやエクセルはそこそこ使えるが、パワポはほとんど使ったことがないという前提だ。

 そのような場合でも、「最低限の操作でそこそこ見栄えのするプレゼン資料をスピーディーに作成するポイント」を知っていれば慌てずに済む。図1のような文字中心の5枚組スライドを作成しながら、“速攻スライド作成術”のコツを伝授しよう。文字のタイピング速度にもよるが、ワードやエクセルのベテランなら10分程度で図1のようなプレゼン資料を作れるようになる。

図1 ビジネス現場では「手間をかけずにそこそこ見栄えのするプレゼンスライドをパワーポイントで至急作りたい」というニーズがしばしばある。このような5枚のスライドを作りながらポイントを解説しよう
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 作成ステップは3つ。最初に提案書の内容を入力し、次にスライドのデザインを決める。最後に「スライドマスター」を使ってスライド全体の書式を整える、という流れだ。

 最初のステップから見ていこう。パワポを起動すると、表紙のスライドが表示される(図2)。枠内のメッセージに従ってタイトルとサブタイトルを入れると、自動的に文字の色とサイズが変わる(図3)。枠内にはあらかじめ書式が設定されており、見やすい書式が自動的に付くようになっているのだ。

図2 パワーポイントを起動すると表紙スライドだけの新規プレゼンテーションが開く。左側のスライド一覧をクリックすると、右の編集画面にその内容が表示される仕組みだ
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図3 「クリックしてタイトルを入力」とある部分をクリックし、「Enter」キーで改行しながら2行のタイトルを入力(1)。同様にして、下側のボックスには作成者の部署名と氏名を入力する(2)
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