この記事は「パソコン超高速仕事術」(2017年4月発売)から転載したものです。内容は基本的に発売日時点のものとなります。

 過去に作成した書類の一部を修正して新たな書類に仕上げるのは時短のための定番テクニックだ(図1)。書類によっては、宛先や日付などを変更する程度で済むこともある。ところがA社向けの書類にB社の名前を残したまま送付したとしたら、信用を失ってしまう(図2)。送付前に発見できたとしても作り直しになるわけで、時短のはずが二度手間だ。文書ファイルを使い回すときは未然にミスを防止できる仕組みを考えておこう。

図1 ファイルの再利用は時短のカギだが、ヘタな使い回しは時短の大敵。そのためにオフィスソフトなどが備えているテンプレート機能を活用しよう。また、よく使う日付や定型句の省力法も活用しよう
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図2 別の会社向けに以前作成したファイルを修正したつもりが、一部に元の会社名が残ってしまっていた。もしこんな文書を送ってしまったら著しく信用を失う
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 一番簡単にできるのは、書き換えなければならない個別のデータはあらかじめ削除しておくことだ(図3)。空欄にしておくか、「◆」や「●」などの目立つ記号で埋めておこう。

図3 送り先ごとに変える会社名や数値などはあらかじめ削除しておこう。空欄にしてもいいし、記入忘れがないように目立つ記号などに置き換えておいてもよい
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 最初から、できるだけ書き換えなくてもよい文章にしておくというのもアイデアだ(図4)。

図4 使い回しが前提の文書は、最初に作るときに書き換える部分を減らす工夫をしておこう
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 ただ、個別のデータを削除した文書ファイルの場合、次の書類を作るときはいったんファイルをコピーして、個別のデータを書き込む必要がある。会社名などを入れた状態で上書き保存してしまうと、個別データを削除した手間が水の泡だ。それを防ぐためには、オフィスソフトが備えるテンプレート機能を活用しよう。