年末になると大掃除をする人は多い。実は、僕の事務所では大掃除は5月にすることにしている。年始からきれいな事務所で仕事をしたいのはやまやまだが、単純に「なにもこんなに寒い時期に掃除をすることはないのでは?」と思うからだ。気候のいい5月に鼻歌でも歌いながら思い切り大掃除をすることにして、年末はパソコンのファイルの整理をしている。ファイルの整理に気候は関係ないので、年末のこのタイミングで済ませておくといいのだ。

 さて、今回は僕自身が実施している「戸田流ファイルの大掃除術」を紹介してみたい。大まかに言うと、僕は下の図のようにファイルを管理している。まず写真類(静止画と動画)と文書ファイルを仕分けする。普段、デジカメで撮った写真もスマートフォンで撮った写真もひとまとめにするわけだが、出張先などで撮った仕事用の写真は、文書ファイルと一緒に扱う。

僕はこのようにファイルを整理している。内容は、順次説明していく
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 文書ファイルは、「使うもの」と「使わないもの」に仕分けする。現在進行中の文書ファイルは当然「使うもの」だ。一方、春先や夏場に作成した資料で、仕事が決着しているものは基本的に「使わないもの」になる。そこで、保存用のセカンドドライブやネットワークHDD(NAS)に移動し、メインで使うハードディスク(HDD)からは削除する。単にストレージ容量に空きを作るだけでなく、ファイル数が減ると検索が速くなるというメリットもあるのだ。また僕の場合は、安全のためにHDDとNASをDropBoxと同期させている。そうしておけば、もしHDDやNASが壊れてもファイルが失われる心配がないし、外出先からも確認できる。僕は、この仕分け作業を年に1度行っている。

僕が利用しているNASは、ウエスタンデジタルの「パーソナルクラウドストレージ」だ。使い始めてそろそろ2年になる
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