働き方を改革して残業を減らすようにと言われても、仕事の総量が減らない限り、作業の効率化が前提になる。とはいえ、会社から具体的な方法が提示されるケースはまれ。となれば、個人が工夫するしかない。

 8時間の作業を4時間に短縮するのは難しいかもしれないが、1時間の作業を5分ずつ短縮できれば、8時間で40分の時短になる。ということで今回と次回は、パソコン周りの環境を改善して効率化を図る方法を紹介していこう。

【次ページからの内容】
・デスクトップは「一時保存」フォルダーを作って整理
・スタートメニューには厳選したタイルを並べる
・頻繁に使うアプリはパソコンと同時に起動
・モバイルノートの容量不足はOneDriveの設定で解消(Fall Creators Updateの新機能)

ファイルがモリモリになっているデスクトップを目にすることは多い
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デスクトップは「一時保存」フォルダーを作って整理

 まずは、デスクトップを整理したい。はっきり言って、デスクトップに大量のアイコンが並んでいる人は仕事ができないと僕は思う。デスクトップに大量のアイコンが並んでいる人は少なくないのだが、それではファイルを探すのが大変だし、ミスも起きやすくなる。作業中のファイルを一時的にデスクトップに置いておくという人も多いが、いつの間にか不要なファイルがたまって収拾がつかなくなっていないだろうか。

 そこでお勧めしたいのが、一時保存フォルダーを作って、そこにファイルを全部入れてしまうことだ。デスクトップに置くのは、本当にいま使っているファイルだけにすれば、とても分かりやすくなる。

 一時保存とはいえファイルをフォルダーに入れておけば、並べ替えも簡単にできるし、内容のプレビューも可能になるため「PowerPointのファイルだけを選び出す」といった整理がしやすくなる。例えば1年前のファイルを見直すなど、期日を切って不要なファイルを削除する作業も、フォルダーに入れておくだけですぐさまできる。

 デスクトップでもファイルの並べ替えは可能だが、作業効率は大幅に落ちる。今日から、一時保存フォルダーの利用をお勧めする。それだけで、ファイル探しの時間を多少なりとも短縮できるはずだ。

一時保存フォルダーにファイルを保存すれば、デスクトップはスッキリ
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フォルダーに入れてあれば、日付を指定してファイルを取り出すこともできる
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ファイルの種類を指定して取り出せるのもフォルダーで管理するメリットの1つ
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